Persoonsgegevens classificaties aanmaken en bewerken

Sluiten

Met deze knop sluit u deze pagina.

Bewaren

Met deze knop kunt u de classificatie opslaan.

Bewaren + Nieuw

Met deze knop kunt u de classificatie opslaan en meteen een nieuwe classificatie aanmaken.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het aanmaken van een classificatie.

Verwijderen

Met deze knop kun u de classificatie verwijderen.

Opmerking:

• Deze knop is alleen beschikbaar bij het bewerken van een classificatie. 
• Een classificatie die aan personen is gekoppeld kan niet worden verwijderd. 

Kopiëren

Klik hier om de gegevens van deze classificatie te kopiëren naar een nieuwe classificatie.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het bewerken van een classificatie.

Vernummer

Klik hier om de code van deze classificatie te vernummeren.

Opmerking: Deze knop is alleen beschikbaar bij het bewerken van een classificatie.  

Code

Geef een unieke code op voor de classificatie.

Opmerking: De code kan alleen aangepast worden bij het aanmaken van een classificatie.

Omschrijving

Geef een omschrijving op voor de classificatie.

Status

Selecteer de status voor deze classificatie. In het actiecentrum kunt u een selectie maken op de status van de classificatie. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Tabblad Condities

Categorie

Selecteer de categorie voor deze classificatie. U kunt classificaties aanmaken voor de volgende categorieën:

• Medewerker
• Contactpersoon
• Relatie

Middels de Categorie en het Type kunt u bepalen voor welk soort persoon deze classificatie van toepassing is. Zo kunt u bijvoorbeeld aparte classificaties aanmaken voor sollicitanten en medewerkers, en klanten en prospects.

Type

Hier kunt u het type selecteren. De beschikbare types zijn afhankelijk van de categorie:

• Voor de categorie Medewerker zijn de volgende types beschikbaar: Sollicitant, Gedetacheerde, Medewerker, Student, Tijdelijk
• Voor de categorie Contactpersoon zijn geen types beschikbaar
• Voor de categorie Relatie zijn de volgende types beschikbaar: Zakenrelatie, Bank, Klant, Divisie, Lead, Prospect, Dealer, Leverancier, Suspect

Middels de Categorie en het Type kunt u bepalen voor welk soort persoon deze classificatie van toepassing is. Zo kunt u bijvoorbeeld aparte classificaties aanmaken voor sollicitanten en medewerkers, en klanten en prospects.

Automatisch koppelen

Hiermee kunt u aangeven of bij het aanmaken van nieuwe medewerkers, contactpersonen of relaties deze automatisch gekoppeld moeten worden aan een persoonsgegevens classificaties. Het systeem kijkt bij het aanmaken van een medewerker, contactpersoon of relatie of er persoonsgegevens classificaties zijn met de status Actief waarbij de optie Automatisch koppelen is aangevinkt, en waarbij de Categorie en het Type overeenkomen met de medewerker, contactpersoon of relatie die wordt aangemaakt. Als dat zo is dan worden de betreffende persoonsgegevens classificaties automatisch gekoppeld aan de betreffende medewerker, contactpersoon of relatie.

Er is bijvoorbeeld een persoonsgegevens classificatie aanwezig voor de categorie Medewerker, het type Gedetacheerde en de status Actief, waarbij de optie Automatisch koppelen is aangevinkt. Bij het aanmaken van een nieuwe gedetacheerde wordt de persoonsgegevens classificatie automatisch gekoppeld aan deze gedetacheerde.

Wanneer er een persoonsgegevens classificatie is gekoppeld aan een medewerker, contactpersoon of relatie en u wijzigt het type van deze medewerker, contactpersoon of relatie wordt het type aangepast en worden de persoonsgegevens classificaties ontkoppeld. Tevens wordt er wordt gecontroleerd of er actieve persoonsgegevens classificaties zijn waarbij de optie Automatisch koppelen is aangevinkt en die overeenkomen met het nieuwe type. Als dat zo is dan worden deze persoonsgegevens classificaties gekoppeld aan de betreffende medewerker, contactpersoon of relatie. 

Gebeurtenis

Hier kunt u een gebeurtenis selecteren. De beschikbare gebeurtenissen zijn afhankelijk van het geselecteerde type:

• Inactieve status (alle categorieën) - Dit heeft betrekking op de status Non-Actief.
• Contract beëindigd (alleen bij medewerkers)

De Gebeurtenis in combinatie met de Bewaartermijn na gebeurtenis en Tijdschaal bepaalt wanneer deze classificatie van toepassing is. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de gegevens van een medewerker nog 60 dagen bewaard dienen te blijven nadat de status van de medewerker op inactief is gezet. Dit betekent dat de bewaartermijn van de betreffende medewerker is verstreken nadat er 60 dagen zijn verstreken na het inactief maken van de medewerker.

Bewaartermijn na gebeurtenis / Tijdschaal

Bij Bewaartermijn na gebeurtenis kunt u aangeven hoe lang de gegevens na een bepaalde gebeurtenis bewaard dienen te blijven.
Bij het veld Tijdsschaal kunt u aangeven of dit een aantal Dagen, Maanden of Jaren betreft.

De Gebeurtenis in combinatie met de Bewaartermijn na gebeurtenis en Tijdschaal bepaalt wanneer deze classificatie van toepassing is. Zo kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de gegevens van een medewerker nog 60 dagen bewaard dienen te blijven nadat de status van de medewerker op inactief is gezet. Dit betekent dat de bewaartermijn van de betreffende medewerker is verstreken nadat er 60 dagen zijn verstreken na het inactief maken van de medewerker.

Tabblad Stamgegevens

Op dit tabblad worden de stamgegevens getoond die worden geanonimiseerd.  Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle geselecteerde velden geanonimiseerd. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Met de knop Toevoegen kunt u de velden selecteren. De beschikbare velden zijn afhankelijk van de Categorie die u op het tabblad Condities heeft geselecteerd. U selecteert de velden die u wilt anonimiseren en klikt op Toevoegen.

Wanneer u een veld wilt verwijderen van dit tabblad, zodat de gegevens in dat veld niet worden geanonimiseerd, klikt u op de X in de kolom Acties.

Tabblad Documenten

Op dit tabblad kunt u een selectie maken op bepaalde documenttypes. De documenttypes die u hier selecteert, bepalen welke documenten worden verwijderd. Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle documenten die aan de betreffende persoon zijn gekoppeld en van de geselecteerde types zijn, verwijderd uit uw administratie. Voor meer informatie, zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Met de knop Toevoegen kunt u de documenttypes selecteren.

Wanneer u een documenttype wilt verwijderen van dit tabblad, zodat de documenten van dat documenttype niet worden verwijderd, klikt u op de X in de kolom Acties.

Tabblad Verzoeken

Op dit tabblad kunt u een selectie maken op bepaalde verzoektypes. De verzoektypes die u hier selecteert, bepalen welke verzoeken worden verwijderd. Bij het verwerken in het actiecentrum worden alle activiteiten die aan de betreffende persoon zijn gekoppeld en van de geselecteerde activiteitensoorten zijn, verwijderd uit uw administratie. Voor meer informatie,  zie Persoonsgegevens selecties / acties.

Met de knop Toevoegen kunt u de verzoektypes selecteren.

Wanneer u een verzoektype wilt verwijderen van dit tabblad, zodat de verzoeken van dat verzoektype niet worden verwijderd, klikt u op de X in de kolom Acties.

Tabblad Personen

Hier kunt u aangeven welke personen u wilt koppelen aan deze classificatie. Met de knop Toevoegen kunt u de personen selecteren. De personen die u kunt selecteren zijn afhankelijk van de Categorie en Type die u op het tabblad Condities heeft geselecteerd.

U kunt meerdere classificaties koppelen een één persoon, en u kunt meerdere personen koppelen aan één classificatie.